Excel & Schlüsselbuch vs. Software
Excel funktioniert. Bis es nicht mehr funktioniert.
Schlüsselbuch und Excel reichen für kleine Teams. Sobald Schichten wechseln, mehrere Personen gleichzeitig dokumentieren oder das Handy ins Spiel kommt, wird die Pflege zur Last.
So funktioniert Log+Key
Im Einsatz bei
Vergleich
Schlüsselbuch, Excel oder Software?
Excel und das handschriftliche Schlüsselbuch sind günstig und vertraut — aber sie haben klare Grenzen. Die folgende Übersicht zeigt, wo der Unterschied im Alltag spürbar wird.
| Funktion | Excel / Schlüsselbuch | Log+Key Software |
|---|---|---|
| Kosten beim Start | Gratis (Office) / Stift+Papier | Bis 10 Schlüssel kostenlos |
| Mehrere Personen gleichzeitig | Excel-Konflikte, Stift fehlt | Beliebig viele Nutzer |
| Live-Übersicht: Wer hat welchen Schlüssel? | Nur wenn alle pflegen | Automatisch aktuell |
| Mobile Nutzung (Smartphone, Tablet) | Excel auf dem Handy nervt | Mobile-first |
| Schichtübergaben dokumentieren | Manuell, fehleranfällig | Inkl. Zeitstempel |
| Übergabe an Externe (Handwerker, Mieter) | Schriftlich oder gar nicht | Inkl. Unterschrift |
| Vollständige, unveränderbare Historie | Zellen lassen sich überschreiben | Audit-Log |
| Verlust einer Datei / eines Buchs | Datenverlust | Cloud-Backup |
| DSGVO-konforme Dokumentation | Risiko Personenbezug | Hosting in Deutschland |
| Skaliert auf mehrere Standorte |
Funktion
Excel / Schlüsselbuch
- Kosten beim Start Gratis (Office) / Stift+Papier
- Mehrere Personen gleichzeitig Excel-Konflikte, Stift fehlt
- Live-Übersicht: Wer hat welchen Schlüssel? Nur wenn alle pflegen
- Mobile Nutzung (Smartphone, Tablet) Excel auf dem Handy nervt
- Schichtübergaben dokumentieren Manuell, fehleranfällig
- Übergabe an Externe (Handwerker, Mieter) Schriftlich oder gar nicht
- Vollständige, unveränderbare Historie Zellen lassen sich überschreiben
- Verlust einer Datei / eines Buchs Datenverlust
- DSGVO-konforme Dokumentation Risiko Personenbezug
- Skaliert auf mehrere Standorte —
Funktion
Log+Key Software
- Kosten beim Start Bis 10 Schlüssel kostenlos
- Mehrere Personen gleichzeitig Beliebig viele Nutzer
- Live-Übersicht: Wer hat welchen Schlüssel? Automatisch aktuell
- Mobile Nutzung (Smartphone, Tablet) Mobile-first
- Schichtübergaben dokumentieren Inkl. Zeitstempel
- Übergabe an Externe (Handwerker, Mieter) Inkl. Unterschrift
- Vollständige, unveränderbare Historie Audit-Log
- Verlust einer Datei / eines Buchs Cloud-Backup
- DSGVO-konforme Dokumentation Hosting in Deutschland
- Skaliert auf mehrere Standorte ✓
Was Excel gut macht
Excel ist günstig, vertraut — und ein Solist.
Excel und das klassische Schlüsselbuch haben einen entscheidenden Vorteil: sie sind sofort verfügbar, kosten nichts extra und jeder im Büro kann damit umgehen. Für kleine Teams mit überschaubarer Schlüsselzahl reicht das oft jahrelang.
Was Excel nicht gut kann: gleichzeitig von mehreren Personen gepflegt werden — wer schon mal an einer Datei auf dem Netzlaufwerk gearbeitet hat, kennt das. Und Excel hat keinen Begriff von "Unterschrift": eine Zelle ist eine Zelle, sie lässt sich überschreiben, ohne dass jemand merkt, was vorher drinstand.
Das funktioniert solange eine Person dokumentiert. Sobald Schicht- oder Standortwechsel ins Spiel kommen, wird die Pflege zur Hauptbeschäftigung — und Fehler schleichen sich ein.
Was eine Software übernimmt
Eine Software wurde für den Schlüssel-Workflow gebaut.
Log+Key löst die Probleme, die Excel im Schlüssel-Alltag offen lässt: mehrere Nutzer*innen arbeiten parallel ohne Konflikte, jede Bewegung wird mit Zeitstempel festgehalten, Übergaben werden mit Unterschrift quittiert und die Historie ist unveränderbar.
Statt Excel auf dem Handy zu öffnen, läuft Log+Key direkt im Browser oder als Web-App auf jedem Gerät. Wer den Schlüssel zuletzt hatte, sieht man auf einen Blick — kein Suchen, kein Anrufen, keine Schicht-Briefings, die nicht stattfinden.
Log+Key im Überblick — Funktionen, Hardware, Integrationen und Preise auf einer Seite.
Was Software ergänzt
Vier Dinge, die Excel nicht gut kann
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Live statt suchen.
Sehen, wer welchen Schlüssel hat — ohne Datei aufmachen, ohne Schlüsselbuch durchblättern.
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Mobile statt Desktop.
Aufs Handy oder Tablet — überall im Haus, auf der Strecke, im Außendienst.
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Audit-Log statt Zellen.
Jede Bewegung ist mit Zeitstempel festgehalten. Nichts wird "aus Versehen" überschrieben.
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Unterschrift statt Notiz.
Externe quittieren digital — Sie haben den Nachweis, ohne Papierordner zu sammeln.
Preisrechner
Was kostet Log+Key für Sie?
Geben Sie ein, wie viele Schlüssel Sie verwalten — wir zeigen Ihnen das passende Paket und ergänzen Terminal und NFC-Tags nach Bedarf.
Preise
Kostenlos starten, später erweitern
Bis 10 Schlüssel dauerhaft gratis — günstiger als jede Excel-Pflege. Darüber Pakete nach Anzahl der Schlüssel, mit beliebig vielen Nutzer*innen.
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Direkt loslegen
10
Schlüssel verwalten
kostenlos
Alle Funktionen, beliebig viele Nutzer*innen — bis 10 Schlüssel dauerhaft gratis.
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Bis 100 Schlüssel
100
Schlüssel verwalten
39 € / Monat *
Wenn Excel an die Grenze stößt — gleicher Funktionsumfang, monatlich abrechenbar.
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Mehr als 250 Schlüssel?
∞
Individuell
Mehrere Standorte, Schnittstellen, eigene Hardware? Wir machen Ihnen ein Angebot.
* Alle Preise netto, zzgl. 19 % Umsatzsteuer.
Häufige Fragen
Excel, Schlüsselbuch oder Software — die wichtigsten Antworten
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Excel reicht bei uns aktuell — wann wird es problematisch?
Excel funktioniert gut, solange eine Person die Liste pflegt, alle Schlüsselbewegungen am gleichen Rechner stattfinden und die Anzahl der Schlüssel überschaubar bleibt. Problematisch wird es typischerweise mit Schicht-Übergaben, mehreren Standorten, mobilem Zugriff oder Audit-Anforderungen — also sobald mehrere Personen gleichzeitig dokumentieren müssen.
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Können wir unsere Excel-Liste in Log+Key importieren?
Ja. Sie können bestehende Schlüssel-Listen aus Excel als CSV importieren — Schlüssel-Nummer, Bezeichnung, Standort und Beschreibung kommen direkt in die neue Liste. Wir helfen beim ersten Import, falls die Struktur sehr individuell ist. Beim Import unterstützen lassen.
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Gibt es eine Schlüsselbuch-Vorlage für Excel zum Download?
Wir empfehlen offen gesagt: starten Sie lieber mit dem Free-Tier von Log+Key — bis zu 10 Schlüssel sind dauerhaft kostenlos und Sie umgehen die Excel-typischen Probleme von Anfang an (mehrere Nutzer*innen, mobile, Historie). Falls Sie trotzdem zuerst mit Excel arbeiten wollen, brauchen Sie als Minimum diese Spalten: Schlüssel-Nr., Bezeichnung, Standort, Aktueller Besitzer, Datum Entnahme, Datum Rückgabe, Unterschrift.
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Was kostet eine Schlüsselverwaltungs-Software gegenüber Excel?
Excel kostet zunächst nichts extra (im Office-Paket inkludiert). Log+Key startet ebenfalls bei 0 € — bis zu 10 Schlüssel verwalten Sie kostenlos. Darüber gibt es Pakete ab 39 € / Monat für bis zu 100 Schlüssel. Den Aufpreis amortisiert man typischerweise schnell über die eingesparte Pflege-Zeit und vermiedene Schlüsselverluste. Alle Preise.
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Wie steht es mit der DSGVO-Konformität von Excel?
Excel-Dateien mit Schlüssel-Übergaben enthalten oft Namen und Zeitstempel — das ist Personenbezug. Liegt die Datei auf einem Netzlaufwerk ohne Zugriffsbeschränkung oder bei einem US-Cloud-Anbieter, wird es DSGVO-rechtlich heikel. Log+Key hostet ausschließlich in Deutschland und hat eine AVV-Vorlage. Mehr zum Thema Sicherheit.
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Brauchen wir eine Schulung, um von Excel auf Log+Key zu wechseln?
Nein. Wer mit Excel umgehen kann, kommt mit Log+Key in wenigen Minuten klar — die Bedienung ist auf den Schlüssel-Workflow zugeschnitten und braucht keine Formeln, keine Filter, keine Spaltenpflege. Für größere Teams stellen wir auf Wunsch eine 30-minütige Einführung bereit.
Einfach umsteigen
Excel zu, Log+Key auf.
Den ersten Schlüssel haben Sie in zwei Minuten erfasst — alle Funktionen, beliebig viele Nutzer*innen, ohne Kreditkarte. Wenn Sie wachsen, wachsen die Pakete mit.